UN LOGICIEL POUR EFFECTUER PLUS RAPIDEMENT LE TRAVAIL ADMINISTRATIF

Un beau gain de temps dans le secteur de la construction

Dimitri Defrancq et sa femme Bieke Donck dirigent depuis douze ans Dimitri Defrancq Chauffage et Sanitaire. Il y a quelques années, ils ont cherché une manière de simplifier leur administration. C'est ainsi qu'ils ont trouvé Bouwsoft. Dès le démarrage du logiciel, toutes les données sont disponibles: offres, bons, photos, mails etc. Le programme offre encore bien d'autres possibilités, a déclaré Audry Sanders de Bouwsoft dans une double interview.

L'ADMINISTRATION NE SE FAIT PLUS OFF-LINE

La croissance de l'entreprise entraîne plus d'administration

Dimitri Defrancq a travaillé plus de dix ans sans logiciel pour gérer les offres, les bons et les infos clients. Etant donné la croissance de l'entreprise, il s'est retrouvé avec moins de temps pours'occuper de l'administration. Dimitri et Bieke ont alors engagé un externe pour les aider à choisir le logiciel adéquat pouvant les aider à gérer leur administration. Selon Audry Sanders de Bouwsoft, c'est une bonne idée car on a parfois du mal à s'y retrouver parmi les nombreux programmes existants.

Dimitri: “Nous avons cherché une solution à notre 'problème d'administration'. Deux programmes ont été proposés et c'est Bouwsoft qui s'est révélé être le meilleur pour nous. Une fois que le programme a été choisi,le consultant avec lequel nous nous sommes engagés a chargé nos 700 clients et puis filtré les listes de matériel." Cela a fameusement aidé Dimitri et Bieke lors du démarrage du programme, explique Sanders. “En fait, cette tâche ne doit être effectuée qu'une fois. Elle n'est pas agréable mais ensuite, toute l'administration s'en trouve simplifiée."

Avantages

“Au niveau des offres et des factures, cela nous enlève un poids énorme", dit-on chez Defrancq. “Cela nous fait gagner énormément de temps, nous pouvons retrouver ce dont nous avons besoin en quelques clics. Nous ne devons plus visiter quatre ou cinq e-shops de fournisseurs pour connaître les prix et les reprendre dans nos offres. Depuis une offre, on clique sur un bouton pour faire une facture, s'il n'y a plus d'adaptations bien sûr." Un autre avantage est observé par Dimitri et Bieke lors des dépannages: “Pour les techniciens comme les nôtres, il y a un point particulièrement pratique: en cas de dépannage, ils disposent immédiatement dans le programme de toutes les données de chaque client. Numéros de téléphone, adresses, … il ne faut rien chercher si bien que les clients peuvent être aidés plus rapidement." Et il n'y a pas que les adresses qui sont retrouvées rapidement, il est aussi possible de voir au préalable quelle est la chaudière du client, explique Bieke: “Depuis que nous utilisons ce logiciel, nous prenons une photo de l'installation sur laquelle nous travaillons. Comme celle-ci est reprise dans le fichier client, nous pouvons voir pour le rendez-vous suivant à quel appareil nous avons affaire. Ce sont ces petites choses qui font vraiment la différence pour nous."

Accessoires

“La seule exigence pour pouvoir utiliser ce programme est un ordinateur connecté à internent. Certains modules fonctionnent même sur smartphone et tablette", explique Audry. “De plus, il ne faut pas acheter une licence séparée pour chaque utilisateur. Nous travaillons avec une 'floating license'. Cela signifie que deux personnes peuvent travailleur sur le même compte (mais pas simultanément)." Dimitri et Bieke possèdent trois licences, afin que les chefs de projet sur le chantier puissent aussi travailler avec le logiciel (en même temps). Chaque utilisateur possède son propre profil mais peut aussi voir des notes ou des e-mails enregistrés par un autre collaborateur dans le système.

DIFFERENTS MODULES

Le programme travaille avec trois modèles fixes. Il n'y a donc pas d'adaptations spécifiques possibles, même si les factures ou les offres peuvent évidemment arborer le style de l'entreprise.

“Mais si une adaptation spécifique est beaucoup demandée, nous examinons s'il est possible d'ajouter un module", dit-on chez Bouwsoft. Pour chaque module, on paie un coût de démarrage, qui est dans certains cas complété par un montant fixe annuel. Pour la licence de base, on paie par exemple un montant unique de 840 euros, complété par 525 euros par an (hors TVA).

Audry souligne que tous les liens ne sont pas payants: “Par exemple, il y a un lien/ module avec 'SafetySnapper' pour rédiger des rapports de chantier. Nous avons simplement fait un nouveau lien. Notre but n'est pas d'y gagner quelque chose mais de satisfaire nos clients."

Modules de Dimitri Defrancq

Dimitri et Bieke ont envisagé un moment d'acheter le module gestion de stock. “Si quelqu'un est intéressé par un module, un conseiller passe chez lui pour une démonstration. Celle-ci répond à toutes les questions spécifiques et permet d'apprendre toutes les astuces. Elle se déroule sur place, chez le client. Ensuite, le client est libre d'acheter le module ou non", déclare Audry.

Applications les plus souvent utilisées

Dans l'entreprise d'installation, Bouwsoft est surtout utilisé pour faire des offres et assurer la facturation. “Mais ce n'est pas tout", poursuit Bieke. “Tout le suivi des projets et les entretiens passent par ce système. Il nous rappelle même, par exemple, que ça fait un an que la chaudière X ou Y a été nettoyée et qu'elle nécessite un entretien. Pour nous, c'est un énorme service que nous pouvons offrir à nos clients. Nous les appelons et nous leur proposons de passer. Le client choisit lui-même d'accepter ou non."

Primes, attestations et certification

Le logiciel contient plusieurs attestations, comme l'attestation 6% pour les rénovations, la démolition et la reconstruction, la déclaration d'isolation du toit, le rapport de contrôle et les attestations de combustion et de nettoyage. Jusqu'à présent, seul un calcul de prime automatique n'a pas encore été intégré dans le logiciel mais les entreprises peuvent ajouter leurs propres attestations.

Fournisseurs

Lors de la rédaction d'offres, les listes de matériel des fournisseurs sauvegardés sont faciles à retrouver et on travaille toujours avec les prix les plus récents. Le logiciel intègre une connexion en standard pour certains fournisseurs mais d'autres fournisseurs peuvent aussi être importés facilement. Le matériel des fournisseurs enregistrés peut être repris dans les offres directement. Tous les prix sont importés si bien qu'il n'y a aucun travail de recherche à effectuer. Il suffit de cocher les matériaux souhaités, de déterminer les marges et d'appuyer sur un bouton pour imprimer et envoyer immédiatement l'offre avec le style de l'entreprise.

EVOLUTIONS

Dimitri: “Au début, on nous a conseillé d'acheter le base et de l'étoffer progressivement", explique Dimitri, “C'est toujours ce que nous faisons. Quand il nous manque quelque chose, nous envisageons d'acheter un module." Chez Bouwsoft, on trouve ça important: “Il y a beaucoup de modules mais cela ne sert à rien que les petites entreprises en achètent trop dès le départ. Nos clients savent où nous trouver lorsqu'ils souhaitent élargir leur logiciel. Tous les modules ont le même mode de fonctionnement si bien que les clients savent tous les utiliser." Bieke complète: “Plus on travaille avec le programme depuis longtemps et plus on l'utilise. Parfois, j'essaie de faire les choses d'une autre manière mais il s'avère rapidement qu'elles peuvent très bien être effectuées avec le logiciel."